Come trovare chi sistema le email di WordPress e i moduli di contatto che non inviano

Un cliente ti chiama per chiederti perché non hai mai risposto al suo messaggio. Controlli la casella di posta. Nessuna email dal modulo, nemmeno nello spam.

Il modulo continua a mostrare “Grazie per il tuo messaggio. È stato inviato.” Prima che te ne accorga, potresti aver perso settimane di richieste.

Ecco cosa controllare in dieci minuti quando il modulo di contatto WordPress non invia email e, se non basta, come trovare qualcuno che sistemi le email di WordPress senza cedergli il dominio o la casella di posta.

Perché le email di WordPress si perdono

Di solito il modulo funziona. Il problema riguarda l’email che invia: può fermarsi sul tuo server o non essere recapitata al destinatario.

Per impostazione predefinita, WordPress invia le email tramite il server dell’hosting, con la funzione mail di PHP. Spesso queste email partono senza nessuna prova che arrivino davvero dal tuo dominio. Ecco dove si verifica di solito il problema:

• Limiti dell’hosting sulla posta Molti hosting condivisi limitano le email inviate direttamente da PHP per combattere lo spam. Il modulo dice “inviato”, ma il messaggio non lascia mai il server.
• Rifiutate da Gmail o Outlook Da febbraio 2024 le linee guida per i mittenti di Gmail chiedono a chiunque invii email di configurare SPF o DKIM, due record DNS che dimostrano che un dominio autorizza un server a inviare a suo nome. Le email senza questi record possono essere rifiutate o finire nello spam.
• Indirizzo del mittente sbagliato Un modulo che usa come mittente l’indirizzo Gmail del visitatore, o qualsiasi indirizzo di un altro dominio, sembra inviare email contraffatte a chi le riceve. Alcuni hosting bloccano anche le email da un indirizzo del tuo dominio dietro cui non c’è una vera casella di posta.
• Notifiche a un vecchio indirizzo Il modulo è stato configurato anni fa e continua a inviare a una casella che nessuno legge.

Quando il modulo di un cliente smette di funzionare, controllo prima l’invio. Se il plugin del modulo salva i messaggi, spesso li trovi ancora nella bacheca.

Prova prima questo (10 minuti)

I primi due controlli non cambiano nulla. Il passo 3 aggiunge un plugin gratuito e il passo 4 modifica un’impostazione.

1. Manda a te stesso un messaggio di prova. Compila il modulo dal telefono usando un indirizzo email personale. Aspetta qualche minuto e controlla la posta in arrivo, lo spam ed eventualmente la scheda “Promozioni”.
2. Controlla a chi invia il modulo. Apri le impostazioni delle notifiche o della posta del modulo (in Contact Form 7 la scheda Mail, in WPForms Impostazioni → Notifiche) e leggi l’indirizzo nel campo “A”. Capita spesso che sia la casella di un ex dipendente.
3. Invia una prova da un plugin per la posta. Il plugin gratuito WP Mail SMTP ha lo strumento “Email di prova”. Se anche quell’email non arriva, il problema è l’invio del sito, non il modulo. Se vuoi configurarlo da solo, guarda gli strumenti per posta e moduli che consiglio.
4. Correggi l’indirizzo del mittente. Nelle stesse impostazioni del modulo, imposta il campo “Da” su un indirizzo del tuo dominio, per esempio ciao@tuodominio.it. L’indirizzo del visitatore mettilo invece in “Reply-To“, come consiglia la guida alla posta di Contact Form 7 (in inglese).

Affidati subito a uno sviluppatore se si sono fermate anche le email degli ordini del negozio (uno sviluppatore WooCommerce può controllare nello stesso momento il resto del negozio), se la posta del tuo dominio usa Google Workspace o Microsoft 365, o se non sai dove sono gestiti i DNS del dominio.

Se le email di prova continuano a non arrivare, fermati qui e affidati a uno sviluppatore. Modificare record DNS che non conosci può bloccare anche le email che invii dalla tua solita casella.

Dove trovare uno sviluppatore

Per sistemare le email di WordPress e i moduli di contatto consiglio Fiverr. Ci lavoro anch’io e so come funzionano ordini, pagamenti e recensioni. Configurare l’invio delle email si presta bene a un ordine a prezzo fisso in cui è chiaro cosa è incluso.

Quanto costa

Al momento in cui scrivo, questi sono i prezzi tipici su Fiverr:

I prezzi dei pacchetti non includono la commissione di servizio di Fiverr, che si aggiunge al pagamento.

Cosa resta di solito escluso dai pacchetti più economici

Con un ordine da 19 € spesso ottieni solo l’installazione di un plugin e l’invio di un’email di prova. Controlla se il pacchetto comprende:

• i record DNS per il tuo dominio, non solo le impostazioni del plugin
• una verifica che la tua solita casella continui a inviare dopo l’intervento
• una prova di ogni modulo e, se hai un negozio, delle email degli ordini
• un account del servizio di invio a tuo nome, non a nome del venditore
• una nota su cosa è stato configurato e dove

Senza i record DNS, le email possono arrivare nella posta in arrivo per un po’ e poi tornare a finire nello spam.

Come scegliere lo sviluppatore giusto

Per sistemare le email serve qualcuno che conosca sia WordPress sia la posta del tuo dominio. Cerca chi ti fa domande sulla tua casella e sui DNS.

Cerca recensioni sullo stesso problema

Cerca recensioni che parlano di SMTP, contact forms, spam folder o del tuo plugin per nome: Contact Form 7, WPForms, Gravity Forms, Elementor forms. Leggi le recensioni da una a tre stelle e le risposte del venditore.

Guarda come risponde al tuo messaggio

Un buon venditore ti chiede dove è ospitata la posta del dominio, quale plugin per i moduli usi e dove sono gestiti i DNS. Una promessa di “risolvere tutti i problemi email in un’ora” senza nessuna domanda ti dice poco.

Le domande che farei prima di ordinare

• Invierai le email tramite la mia casella attuale o tramite un servizio di invio?
• A nome di chi sarà l’account del servizio di invio?
• Farai un backup prima di iniziare?
• Quali record DNS aggiungerai? Influiranno sulle email che uso tutti i giorni?
• Proverai ogni modulo e le email del negozio?
• Installerai dei plugin? Quali? Hanno una licenza?
• Cosa succede se il mese prossimo le email smettono di nuovo di arrivare?

Campanelli d’allarme

• ti chiede la password del registrar del dominio
• configura il servizio di invio nel proprio account
• ti chiede di comunicare o pagare fuori da Fiverr
• un plugin premium “gratuito” senza chiave di licenza, che è una copia pirata e può contenere malware
• aggiunge un secondo record SPF invece di modificare quello che hai già
• non dice nulla sui record DNS

Come dare l’accesso in sicurezza

Per sistemare le email servono un accesso a WordPress e, di solito, una modifica ai DNS. Gli account più delicati tienili per te.

1. Fai prima un backup per conto tuo. Usa il pannello dell’hosting o un plugin di backup e conserva una copia fuori dal server.
2. Crea un utente WordPress separato per lo sviluppatore. Installare e configurare un plugin richiede il ruolo Amministratore, quindi usa un accesso temporaneo. Il plugin Temporary Login Without Password lo fa scadere da solo. Non condividere mai il tuo accesso.
3. Aggiungi tu i record DNS, se puoi. Chiedi allo sviluppatore di mandarti i record esatti, poi aggiungili dove sono gestiti i DNS del dominio (i tuoi nameserver ti dicono di quale azienda si tratta). Il supporto dell’hosting può aiutarti.
4. Collega tu gli account di posta. Se la soluzione usa un servizio di invio o la tua casella Google o Microsoft, crea l’account a tuo nome e fai il collegamento insieme allo sviluppatore durante una chiamata, così non gli serve mai la password della casella.
5. Non condividere mai l’accesso al registrar del dominio, agli account di pagamento o all’email di amministrazione. Per sistemare le email non serve accedere a nessuno di questi account.

Dai l’accesso dopo aver fatto l’ordine. Manda le password tramite un password manager, non come testo in chat. A lavoro finito, elimina l’utente WordPress temporaneo e cambia tutte le password che hai condiviso.

Cosa mandare prima che inizi il lavoro

• l’indirizzo del sito e le pagine con i moduli
• quali email non arrivano: messaggi dei moduli, reimpostazioni della password, ordini del negozio
• chi dovrebbe riceverle e se i messaggi finiscono nello spam o spariscono
• il plugin dei moduli e l’eventuale page builder
• dove è ospitata la posta del dominio: il tuo hosting, Google Workspace, Microsoft 365
• dove sono gestiti i DNS, se lo sai
• cosa hai già provato ed eventuali plugin SMTP già installati
• quando il lavoro si considera finito: l’email di ogni modulo coinvolto arriva al suo destinatario
• la tua scadenza
• gli accessi che sei pronto a dare

Usa i requisiti dell’ordine per mettervi d’accordo su cosa sistemerà lo sviluppatore e come lo verificherai.

Dopo l’intervento: verifica, accetta e previeni altri problemi

Fiverr ti dà tre giorni per controllare una consegna prima che l’ordine si completi da solo. Verifica subito:

• ogni modulo del sito, compilato dal telefono con un indirizzo personale
• una risposta a un messaggio del modulo, per vedere che arrivi al visitatore
• una reimpostazione della password e, se hai un negozio, un’email d’ordine di prova
• un’email dalla tua solita casella a un indirizzo Gmail, per vedere che arrivi ancora

Chiedi eventuali modifiche tramite Fiverr prima di accettare. Chiedi cosa ha causato il problema, quali record sono cambiati e dove è configurato l’invio.

Elimina l’utente WordPress dello sviluppatore e cambia le password condivise. Prova ogni modulo una volta al mese, dopo gli aggiornamenti importanti dei plugin e dopo un cambio di hosting. Una manutenzione regolare può aiutarti a scoprire che un modulo non funziona prima che se ne accorgano i clienti.

Riepilogo

Di solito le email di WordPress smettono di arrivare senza che te ne accorga. Per risolvere, bisogna intervenire soprattutto sul modo in cui il sito invia le email, più che sul modulo. Se il modulo di contatto WordPress non invia email, parti da un ordine dedicato a quel problema e tieni ogni account a tuo nome. Prova ogni modulo prima di accettare il lavoro.