Як найняти фахівця, якщо форма WordPress не надсилає листи

Клієнт телефонує і питає, чому ви так і не відповіли на його повідомлення. Ви перевіряєте пошту. Листа з форми немає, навіть у спамі.

А форма досі показує «Дякуємо, ваше повідомлення надіслано». Заявки можуть пропадати тижнями, перш ніж ви це помітите.

Ось що перевірити за десять хвилин. Якщо форма WordPress не надсилає листи й після цих перевірок, розповім, як найняти фахівця, щоб полагодити пошту WordPress і залишити домен та поштову скриньку під своїм контролем.

Чому листи з WordPress не доходять

Сама форма зазвичай працює. Збій стається з листом, який вона надсилає: або на вашому сервері, або в поштовій скриньці отримувача.

За замовчуванням WordPress надсилає пошту через ваш сервер хостингу за допомогою функції PHP mail. Такий лист часто надсилається без жодного підтвердження, що він справді з вашого домену. Ось де зазвичай виникають проблеми:

• Хостинг обмежує пошту Багато хостинг-провайдерів обмежують надсилання листів безпосередньо через PHP на віртуальному хостингу, щоб боротися зі спамом. Форма пише «надіслано», а лист так і не залишає сервер.
• Gmail чи Outlook відхиляє лист З лютого 2024 року вимоги Gmail до відправників передбачають, що кожен відправник має налаштувати SPF або DKIM: це два типи записів DNS, які підтверджують, що домен дозволяє серверу надсилати пошту від свого імені. Листи без них можуть відхилити або відправити в спам.
• Неправильна адреса відправника Якщо форма надсилає лист «від» адреси Gmail відвідувача або від будь-якої адреси на чужому домені, поштовій службі отримувача він здається підробленим. Деякі хостинги також блокують листи з адреси на вашому домені, за якою немає справжньої поштової скриньки.
• Сповіщення йдуть на стару адресу Хтось налаштував форму багато років тому, і вона досі надсилає листи в скриньку, яку ніхто не читає.

Коли в клієнта перестає працювати форма, я спершу перевіряю надсилання. Якщо ваш плагін форм зберігає заявки, повідомлення часто залишаються в адмінці.

Спершу спробуйте це (10 хвилин)

Перші дві перевірки нічого не змінюють. На кроці 3 додається безкоштовний плагін, а на кроці 4 змінюється одне налаштування.

1. Надішліть собі тестове повідомлення. Заповніть форму з телефона, вказавши особисту адресу пошти. Зачекайте кілька хвилин і перевірте вхідні, спам і вкладку «Промоакції», якщо вона є.
2. Перевірте, куди форма надсилає листи. Відкрийте налаштування сповіщень або пошти форми (у Contact Form 7 це вкладка «Пошта», у WPForms Налаштування → Сповіщення) і подивіться адресу в полі «Кому». Скринька колишнього працівника тут трапляється часто.
3. Надішліть тест із поштового плагіна. У безкоштовному плагіні WP Mail SMTP є інструмент «Тест email». Якщо і його тестовий лист не надходить, проблема в тому, як ваш сайт надсилає пошту, а не у формі. Якщо налаштовуєте самі, подивіться інструменти для пошти й форм, які я рекомендую.
4. Виправте адресу відправника. У тих самих налаштуваннях форми вкажіть у полі відправника («Від кого» у Contact Form 7) адресу на вашому власному домені, наприклад hello@yourdomain.com. А адресу відвідувача вкажіть у заголовку «Reply-To», як радить інструкція Contact Form 7 з налаштування пошти (англійською).

Не беріться за це самі й одразу наймайте фахівця, якщо перестали надходити ще й листи про замовлення з вашого магазину (розробник WooCommerce заодно перевірить решту магазину), якщо пошта вашого домену працює на Google Workspace чи Microsoft 365 або якщо ви не знаєте, де можна керувати записами DNS вашого домену.

Якщо тестові листи досі не надходять, зупиніться тут і напишіть мені. Зміна записів DNS, яких ви не розумієте, може зламати й пошту, яку ви надсилаєте зі своєї звичайної скриньки.

Хто полагодить форму WordPress, яка не надсилає листи

З такою проблемою можете звернутися до мене.

Що входить у ремонт пошти WordPress

Ось що зазвичай входить у таку роботу залежно від обсягу:

Що зазвичай не входить у найпростіше налаштування

Найпростіше налаштування часто означає встановлений плагін і один надісланий тестовий лист. Заздалегідь уточніть, чи входить у роботу:

• записи DNS для вашого домену, а не лише налаштування плагіна
• перевірка, чи можна після цього й далі надсилати листи з вашої звичайної скриньки
• тест кожної форми, а в магазині ще й листів про замовлення
• обліковий запис сервісу для надсилання листів на ваше ім’я, а не на ім’я виконавця
• короткий опис того, що і де налаштовано

Без записів DNS листи можуть якийсь час потрапляти у вхідні, а потім знову потрапляти в спам.

Як я працюю з поштою WordPress

Ремонт пошти стосується не лише WordPress, а й пошти вашого домену, тому я працюю так:

• Пошта домену і DNS Спершу з’ясовую, де розміщена пошта вашого домену, яким плагіном форм ви користуєтеся і де можна керувати вашими записами DNS.
• Скринька чи сервіс для надсилання листів Заздалегідь кажу, чи надсилатиму пошту через вашу наявну скриньку, чи через сервіс для надсилання листів.
• Облікові записи на ваше ім’я Обліковий запис сервісу для надсилання листів оформлюєте ви на своє ім’я, а не я на своє.
• Резервна копія Перед початком роботи роблю резервну копію сайту.
• Записи DNS Кажу, які записи DNS треба додати і чи вплинуть вони на вашу звичайну пошту.
• Тест кожної форми Перевіряю кожну форму, а в магазині ще й листи про замовлення.
• Додаткові плагіни Заздалегідь кажу, які плагіни встановлю і чи потрібна на них ліцензія.

Тривожні сигнали

Хоч би хто працював із вашим сайтом, насторожтеся, якщо виконавець:

• просить пароль від кабінету реєстратора домену
• оформлює сервіс для надсилання листів на свій обліковий запис
• пропонує «безкоштовний» преміум-плагін без ліцензійного ключа: це піратська копія, і вона може містити шкідливе ПЗ
• додає другий запис SPF замість того, щоб відредагувати наявний
• узагалі нічого не каже про записи DNS

Не знаєте, в чому проблема: у формі чи в доставленні листів? Напишіть мені, які повідомлення не надходять.

Як безпечно дати доступ

Щоб полагодити пошту, потрібен доступ до WordPress і зазвичай треба змінити записи DNS. Доступ до найважливіших облікових записів залиште тільки собі.

1. Спершу зробіть власну резервну копію. Скористайтеся панеллю хостингу або плагіном для резервного копіювання і збережіть копію поза сервером.
2. Створіть для розробника окремий обліковий запис WordPress. Щоб встановити й налаштувати плагін, потрібна роль «Адміністратор», тож дайте тимчасовий доступ. З плагіном Temporary Login Without Password термін дії такого доступу спливає автоматично. Ніколи не передавайте свої дані для входу.
3. Якщо можете, додайте записи DNS самі. Попросіть розробника надіслати точні записи, а потім додайте їх там, де можна керувати записами DNS вашого домену (ваші сервери імен (nameservers) показують, яка це компанія). Допомогти може підтримка вашого хостингу.
4. Підключайте поштові облікові записи самі. Якщо для ремонту потрібен сервіс для надсилання листів або ваша скринька Google чи Microsoft, створіть обліковий запис на своє ім’я і підключіть його разом із розробником під час дзвінка, щоб йому ніколи не знадобився пароль від вашої скриньки.
5. Ніколи не передавайте доступ до кабінету реєстратора домену, платіжних облікових записів чи пошти адміністратора. Для ремонту пошти нічого з цього не потрібно.

Доступ давайте, коли домовилися про роботу. Паролі передавайте через менеджер паролів, а не звичайним текстом у чаті. Коли роботу завершено, видаліть тимчасовий обліковий запис WordPress і змініть усі паролі, які передавали.

Що надіслати до початку роботи

• адресу сайту і сторінки з формами
• які листи не надходять: повідомлення з форм, скидання пароля, замовлення магазину
• кому мають надходити листи і чи потрапляють вони в спам, чи зникають зовсім
• ваш плагін форм і конструктор сторінок, якщо він є
• де розміщена пошта вашого домену: у вашого хостингу, у Google Workspace, у Microsoft 365
• де можна керувати вашими записами DNS, якщо ви знаєте
• що ви вже пробували і чи встановлено SMTP-плагін
• коли роботу можна вважати виконаною: лист з кожної проблемної форми надходить своєму отримувачу
• до якого терміну треба завершити роботу
• який доступ ви готові надати

Домовтеся з розробником, що саме він полагодить і як ви це перевірите.

Після ремонту: як перевірити й прийняти роботу та запобігти збоям

Щойно роботу завершено, перевірте:

• кожну форму на сайті: заповніть її з телефона, вказавши особисту адресу
• відповідь на повідомлення з форми: чи надходить вона відвідувачу
• скидання пароля, а в магазині ще й лист про тестове замовлення
• лист зі своєї звичайної скриньки на адресу Gmail: чи він і далі доходить

Усі правки просіть, перш ніж прийняти роботу. Спитайте, що спричинило збій, які записи змінилися і де налаштоване надсилання.

Видаліть обліковий запис WordPress, який створили для розробника, і змініть усі паролі, які передавали. Перевіряйте кожну форму раз на місяць, після великих оновлень плагінів і після переїзду на інший хостинг. Регулярне обслуговування може допомогти виявити, що форма перестала працювати, раніше, ніж це помітять ваші клієнти.

Якщо тестові листи досі не надходять, спитайте, які записи DNS додасть розробник, і тримайте обліковий запис сервісу для надсилання листів на своє ім’я. Напишіть мені, які листи не надходять.

Підсумок

Проблеми з поштою WordPress зазвичай виникають непомітно. Щоб їх усунути, треба перевірити насамперед те, як сайт надсилає листи, а не саму форму. Якщо форма WordPress не надсилає листи, почніть з однієї проблеми і тримайте всі облікові записи на своє ім’я. Перевірте кожну форму, перш ніж прийняти роботу. Напишіть мені, які листи не надходять.